Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden Totaal VvE Beheer B.V. per d.d. 08-08-2012


1. Algemeen

1.1
Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten getekend na 08-08-2012 tussen opdrachtgever en Totaal VvE beheer. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig voor zover zij schriftelijk zijn overeengekomen. De voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten.

1.2
Indien er nog geen besluit / mandaat van de Vergadering van Eigenaars is dan zal de VvE zal zo spoedig mogelijk, na ondertekening van de Beheerovereenkomst zorgdragen voor een geldig besluit van de Vergadering van Eigenaars tot goedkeuring van de Beheerovereenkomst.

1.3
Offertes van Totaal VvE beheer zijn vrijblijvend en kosteloos, tenzij vooraf anders is overeengekomen. Een overeenkomst tussen Totaal VvE beheer en een VvE komt pas tot stand nadat Totaal VvE beheer de aan haar verstrekte opdracht schriftelijk heeft bevestigd en / of door beide partijen een beheerovereenkomst is ondertekend.

1.4
Behoudens voor zover dat uitdrukkelijk anders is overeengekomen treedt Totaal VvE beheer slechts op als extern beheerder voor de VvE en niet als bestuurder van de VvE in de zin van 5:131 BW.

1.5
Totaal VvE beheer treedt eerst op als bestuurder indien zij door de VvE (of bij een coŲperatie door de ledenvergadering) is benoemd en zij deze benoeming schriftelijk heeft aanvaard. Indien Totaal VvE beheer als bestuur optreedt, draagt zij geen verantwoordelijkheid voor gevoerd beleid. Totaal VvE beheer treedt dan slechts als uitvoerder op van het door de VvE vastgestelde beleid.

1.6
Totaal VvE beheer dient de overeenkomst in beginsel zelf uit te voeren doch kan haar taken aan een onder haar verantwoordelijkheid vallende derde uitbesteden. Daarmee zijn niet bedoeld de namens de VvE ingeschakelde derden.

1.7
Deze voorwaarden werken mede ten aanzien van de werknemers van Totaal VvE beheer en de door Totaal VvE beheer ingeschakelde doch onder haar verantwoordelijkheid en voor haar werkzame derden.

1.8
De VvE vrijwaart Totaal VvE beheer voor aanspraken van derden uit hoofde van het feit dat gebrekkige besluiten(vorming) dan wel geen of onvoldoende volmacht bestaat behoudens in geval van opzet of grove schuld.

2. Contractsduur

2.1
De overeenkomst zal voor een periode van ťťn jaar worden aangegaan en na afloop stilzwijgend telkens met ťťn jaar worden verlengd, gerekend vanaf in de ingangsdatum van de overeenkomst.

2.2
Voor beŽindiging van de beheerovereenkomst is opzegging noodzakelijk. De opzegging dient schriftelijk en aangetekend te geschieden drie maanden voor het aflopen van de overeenkomst voor de eerste van de maand.

3. Administratief / financieel beheer

3.1
Alleen indien dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen treedt de beheerder (tevens) als administratief / financieel beheerder op.

3.2
Totaal VvE beheer is niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van onjuiste boekingen, het ontbreken van facturen en andere soortgelijke kleine administratieve vergissingen of gebreken aan haar zijde, behoudens in geval van opzet of grove schuld.

3.3
De administratie wordt in papieren vorm en/of digitale vorm bewaard. De termijn van bewaring bedraagt tenminste 7 jaar..

3.4
Totaal VvE beheer is gehouden jegens de bestuurder van de VvE, haar leden en transporterende notarissen, financiŽle informatie met betrekking tot de financiŽle administratie van de VvE te verschaffen, mits over de werkzaamheden dienaangaande tussen Totaal VvE beheer en de VvE (nadere) afspraken met betrekking tot de daarop betrekking hebbende mutatiekosten zijn gemaakt.

3.5
Totaal VvE beheer draagt zorg voor het tijdig gereed hebben van de jaarrekening overeenkomstig de regels die gelden op grond van de wet en het reglement van splitsing. De beheerder doet wat binnen haar mogelijkheden ligt om te zorgen dat over de vaststelling van de jaarrekening ook tijdig wordt besloten in de vergadering van eigenaren.

3.6
De beheerder stelt de wijze vast waarop de boekhouding wordt ingericht tenzij partijen daarover bij het aangaan van de beheerovereenkomst andere afspraken hebben gemaakt.

3.7
Totaal VvE beheer zorgt voor het tijdig aanmanen van debiteuren en mag hier rechtsmaatregelen tegen nemen en, indien nodig, zal het bestuur van de VvE hierover worden ingelicht.

4. Technisch beheer

4.1
Alleen indien dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen treedt de beheerder (tevens) als technisch beheerder op.

4.2
Tenzij anders overeengekomen behoort het niet tot de taak van Totaal VvE Beheer om gebreken op te merken, de ernst daarvan te beoordelen bij oplevering als deskundige een werk op te nemen of over een werk directie te voeren, dan wel anderszins bouwtoezicht te houden. Totaal VvE beheer is dan ook niet aansprakelijk uit hoofde van niet opgemerkte gebreken, fouten in de uitvoering door derden of een gebrekkig toezicht op die derden, behoudens in geval van opzet of grove schuld aan de zijde van Totaal VvE beheer.

5. Uitvoering

5.1
Totaal VvE beheer is gehouden tot een behoorlijke uitvoering van de haar opgedragen taak en dient datgene te doen of na te laten dat in de gegeven omstandigheden in redelijkheid van een deskundig en zorgvuldig handelend beheerder mag worden verwacht. Zij handelt bij het uitvoeren van haar taak in overeenstemming met de wet, de beheerovereenkomst en de besluiten van de VvE.

5.2
Door partijen opgegeven termijnen zijn geen fatale termijnen. Elke partij kan de andere partij bij overschrijding schriftelijk een redelijke termijn voor nakoming stellen, welke termijn alsdan als fatale termijn zal gelden.

5.3
Totaal VvE beheer is niet gehouden meer of andere werkzaamheden ten behoeve van de VvE te verrichten dan die zijn omschreven in haar beheerovereenkomst, voor zover van toepassing met de daarbij behorende taakomschrijving(en), tenzij tussen partijen nader schriftelijk overeengekomen.

5.4
De (bestuurder van de) VvE is verplicht Totaal VvE beheer tijdig, volledig en op de juiste wijze de gegevens, inlichtingen en bescheiden te verschaffen, die nodig zijn voor de behoorlijke uitvoering van het beheer. Indien de VvE de benodigde gegevens niet tijdig aan Totaal VvE beheer verstrekt, heeft Totaal VvE beheer het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, onverminderd haar recht om de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de tussen partijen gebruikelijke tarieven aan de VvE in rekening te brengen.

5.5
In geval van overmacht wordt de verbintenis van Totaal VvE beheer van rechtswege opgeschort voor de duur van de overmacht.

5.6
Indien de overmacht langer dan 12 weken voortduurt kan ťťn der partijen de overeenkomst ontbinden, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder aanspraak op enige vorm van schadevergoeding.

6. Aansprakelijkheid

6.1
Klachten over de verrichtte of te verrichten werkzaamheden dienen door de VvE (of haar bestuurder) zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking, schriftelijk te worden gemeld aan Totaal VvE beheer.

6.2
Indien naar het oordeel van de VvE, Totaal VvE beheer is tekort geschoten in de nakoming van haar verplichtingen jegens (de bestuurder van) de VvE, dient de VvE haar in ieder geval in de gelegenheid te stellen de tekortkoming binnen een redelijke termijn te herstellen.

6.3
Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden jegens Totaal VvE beheer vervallen een jaar na het moment waarop de VvE bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden.

6.4
Totaal VvE beheer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat Totaal VvE beheer is uitgegaan van door (de bestuurder van) de VvE verstrekte onjuiste en /of onvolledige gegevens, tenzij die onjuistheid of onvolledigheid voor haar kenbaar was of behoorde te zijn.

6.5
Indien zich bij het uitvoeren van de werkzaamheden een gebeurtenis voordoet die tot aansprakelijkheid van Totaal VvE beheer leidt, zal die aansprakelijkheid gemaximeerd zijn tot het bedrag van het honorarium. Bij opzet of bewuste roekeloosheid van Totaal VvE beheer geldt deze beperking niet.

6.6
De werkzaamheden door Totaal VvE beheer worden uitsluitend ten behoeve van de VvE verricht. De VvE vrijwaart Totaal VvE beheer tegen aanspraken van de individuele appartementseigenaren en/of derden.

7. Prijzen en betaling

7.1
De prijs voor de werkzaamheden als beheerder omvat de werkzaamheden die in de bij de offerte behorende omschrijving van werkzaamheden en/of in de tussen partijen gesloten beheerovereenkomst met bijbehorende bijlagen zijn omschreven. Extra werkzaamheden zal Totaal VvE beheer in nader overleg in rekening kunnen brengen.

7.2
De prijzen van de dienstverlening van Totaal VvE beheer worden jaarlijks op 1 januari geÔndexeerd met het consumentenprijsindexcijfer, zoals gepubliceerd door het CBS. Prijsaanpassingen anders dan door indexering zullen door Totaal VvE beheer tenminste 2 maanden voor het ingaan van de prijsaanpassing aan de VvE worden meegedeeld.

7.3
De facturen van Totaal VvE beheer dienen uiterlijk binnen 14 dagen na factuurdatum volledig te zijn betaald op de door Totaal VvE beheer aan te wijzen bankrekening.

7.4
Indien binnen voornoemde termijn geen volledige betaling plaatsvindt is de VvE, nadat zij eerst in de gelegenheid is gesteld alsnog binnen een redelijke termijn te betalen, in verzuim.

7.5
Zodra de VvE in verzuim is, is Totaal VvE beheer bevoegd al haar werkzaamheden voor de VvE met onmiddellijke ingang op te schorten. Zonder opschorting van de betalingsplicht zoals is overeengekomen in het contract. Van het opschorten van zijn werkzaamheden doet Totaal VvE beheer onmiddellijk schriftelijke mededeling aan de (bestuurder van de) VvE onder opgave van de achterstallige bedragen.

7.6
Over de periode van haar verzuim is de VvE aan Totaal VvE beheer over het verschuldigde bedrag rente, verschuldigd ten bedrage van de wettelijke, rente vermeerderd met twee punten.

8. BeŽindiging

8.1
In geval van beŽindiging van de beheerovereenkomst, zal de VvE Totaal VvE beheer een termijn gunnen van 3 maanden na het einde van de overeenkomst, teneinde de administratie in zodanige staat te brengen dat zij eenvoudig kan worden overgedragen aan een daartoe door de VvE aan te wijzen derde. Gedurende deze termijn blijft de VvE de gebruikelijke beheervergoeding verschuldigd.

8.2
In geval van beŽindiging van de overeenkomst is Totaal VvE beheer bevoegd de afgifte van de onder haar berustende bescheiden op te schorten totdat het uit hoofde van de tussen partijen gesloten overeenkomst door de VvE aan haar verschuldigde bedrag integraal is voldaan

8.3
Indien de VvE in gebreke blijft met het in ontvangst nemen van de administratie biedt Totaal VvE beheer de administratie bij aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging aan aan het bestuur, bij het ontbreken van een bestuur, aan de voorzitter van de Vergadering van Eigenaren en bij het ontbreken daarvan aan ťťn der leden. Totaal VvE beheer voegt bij de stukken een gespecificeerde inventarisstaat en bewaart een exemplaar daarvan in zijn eigen administratie, de kosten hiervan zijn voor de VvE.

8.4
Indien de beheerder vervolgens nog bescheiden voor de VvE ontvangt behoeft zij niet voor afhandeling daarvan zorg te dragen. Totaal VvE beheer zal de ontvangen bescheiden dan doorzenden naar de VvE dan wel retourneren aan de afzender onder vermelding van het feit dat zij niet meer als beheerder optreedt en geeft daarbij het aan haar bekende correspondentieadres aan. De beheerder kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van deze handelwijze.

8.5
Indien de VvE bij beŽindiging de opzegtermijn, zoals in de algemene voorwaarden niet in acht neemt, is zij aan Totaal VvE beheer de gemaakte kosten en het honorarium tot het moment van beŽindiging, vermeerderd met 50% van het honorarium dat de VvE tot het einde van het opzegtermijn verschuldigd zou zijn verschuldigd.

9. Geheimhouding

9.1
Totaal VvE beheer verplicht zich zorgvuldig om te gaan met de bij de uitoefening van haar taak verkregen vertrouwelijke gegevens aangaande de VvE en de eigenaren.

10. Geschillen
Alle geschillen die voortvloeien uit de overeenkomst tussen partijen zullen worden beslecht door de bevoegde rechter in de plaats waar de beheerder kantoor houdt.